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Cloud-Telefonie: Darum lohnt sich der Umstieg

Immer mehr Unternehmen verlagern ihre Telefonsysteme in die Cloud. Kein Wunder, schließlich lassen sich dadurch Kosten reduzieren und Ausfälle vermeiden. Weitere Argumente für einen Umstieg in die Cloud-Telefonie lesen Sie hier.


Kabelsalat im Serverraum entwirren, Strippen aufwendig ziehen, neue Telefonnummern freischalten müssen: Wer schon einmal für die Administration einer Telefonanlage (PBX) zuständig war, weiß, wie arbeitsintensiv es allein sein kann, neue Endgeräte anzuschließen, von der standortübergreifenden Vernetzung und Freischaltung neuer Funktionalitäten ganz zu schweigen. Zum Glück geht es heute auch einfacher. Die Telefonanlage in die Cloud zu verlagern, ebnet Unternehmen den Weg zu effizienten und flexiblen Kommunikationsprozessen – ganz egal, ob die PBX in einer privaten oder öffentlichen (public) Cloud betrieben wird.


Klingt erst mal gut. Doch wie genau funktioniert das? Ganz einfach: Die softwarebasierte Telefonie-Lösung wird vom Anbieter als Voice over IP über das Internet zur Verfügung gestellt und erschließt den Nutzern so sämtliche Telefoniefunktionen per Mausklick. Heißt konkret: Unternehmen müssen weder eigene Telekommunikationsserver betreiben noch analoge Telefonleitungen legen. Alles, was für Cloud-Telefonie benötigt wird, sind ein leistungsstarker Internetanschluss sowie ausreichende Bandbreiten. Selbst klassische Tischtelefone sind nicht zwingend erforderlich. Denn Nutzer können alternativ auch über ein Softphone kommunizieren, das auf dem PC, dem Laptop oder einem mobilen Endgerät installiert wird.


Je nach Bedarf kann die virtuelle Telefonanlage aus einer Private oder einer Public Cloud bezogen werden. Während Telefonanalgen aus der Private Cloud exklusiv durch das eigene Unternehmen genutzt werden, teilen sich bei Public-Cloud-Lösungen mehrere Kunden die virtualisierte Telefonanlage. Beide Bereitstellungsmodelle bieten Vorteile: So gilt die Private Cloud generell als sicherer, die Public Cloud punktet dagegen mit Flexibilität und geringeren Kosten.


Wer auf einen europäischen Anbieter setzt, fährt allerdings auch mit der Public Cloud verhältnismäßig sicher. Schließlich sind die gesetzlichen Compliancevorgaben in Sachen DSGVO und IT-Sicherheit hierzulande äußerst streng. Auch deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Public-Cloud-Telefonie „hosted in Germany/Europe“.


Klar ist: Sparen lässt sich mit beiden Bereitstellungsmodellen. Hardwareinvestitionen entfallen, Wartungs- und Reparaturkosten sind im monatlichen Mietpreis enthalten. Und auch das nutzerorientierte Abrechnungsmodell rentiert sich. Unternehmen zahlen nur für die Nebenstellen und Funktionen, die sie auch wirklich brauchen. Darüber hinaus lassen sich Mobiltelefone, Niederlassungen und Heimarbeitsplätze mühelos in die virtuelle Telefonanlage integrieren. Das verbessert nicht nur die Erreichbarkeit, sondern senkt auch die Kosten. Denn Handys funktionieren wie interne Nebenstellen. Anders gesagt: Mitarbeiter telefonieren über das interne Telefonnetz, selbst wenn sie gerade auf Geschäftsreise im Ausland sind.


Abgesehen von den Kosten lohnt sich der Umstieg in die Cloud aber auch funktionell: Denn in Sachen Benutzerfreundlichkeit haben Cloud-Lösungen herkömmliche Telefonanlagen ebenfalls längst abgehängt. Neben Standardfeatures wie Anklopfen, Makeln (das Springen zwischen zwei Gesprächen) und Rufweiterleitung stellt Telefonie aus der Cloud zahlreiche weitere praktische Hilfen zur Verfügung. So können Nutzer beispielsweise per SMS oder E-Mail proaktiv über verpasste Anrufe informiert werden, Gruppen flexibel eingerichtet und Telefonkonferenzen per Knopfdruck gestartet werden. Etliche Provider ergänzen das Angebot zudem durch Unified Communications & Collaboration Services. So schafft Cloud-Telefonie auch optimale Voraussetzungen für eine erstklassige Zusammenarbeit.


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