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So profitieren externe Dienstleister von UCC

Früher war alles besser? Von wegen! Ich kann mich noch gut daran erinnern, wie schwerfällig sich der Arbeitsalltag noch vor wenigen Jahren gestaltete. Als Studentin habe ich bei einer kleinen Marketingagentur als Projektassistentin gejobbt – und hatte alle Hände voll zu tun, um organisatorisch sämtliche Fäden zusammenzuhalten: Entwürfe neuer Marketingmaterialien musste ich am Farbdrucker ausdrucken und sorgfältig verpacken, um dann damit 200 Kilometer über die Autobahn zu brettern und sie anschließend beim Kunden vor Ort zu präsentieren. Austausch in Echtzeit? Fehlanzeige! Stattdessen ging enorm viel Zeit verloren. Oft blieben außerdem auch wichtige Informationen zwischen Tür und Angel auf der Strecke. Die Folge: Zeit- und Budgetpläne wurden mit schöner Regelmäßigkeit überschritten, Missverständnisse waren an der Tagesordnung, das Verhältnis zu Kunden nicht selten angespannt.


Zusammenarbeit auf Knopfdruck

Zum Glück ist das heute anders. Auch weil die Digitalisierung mit dem Zusammenwachsen von Informationstechnologie und Telekommunikation die Basis für ganz neue Formen der Zusammenarbeit schafft. In der Vergangenheit habe ich To-dos und Meilensteine in regelmäßigen Projektmeetings mit unseren Kunden abgesprochen. Da saßen dann rund 20 Leute um den Tisch und diskutierten oft mehrere Stunden, wer was als Nächstes zu tun hat.

Natürlich kann es gerade bei großen strategischen Projekten auch heute noch sinnvoll sein, regelmäßige Präsenztreffen abzuhalten, aber viele Punkte können auch ad hoc per Webmeeting geklärt werden. Dies beschleunigt den gesamten Projektfortschritt. Über unsere Unified-Collaboration-&-Communication-(UCC-)Plattform Circuit kann ich Gespräche mit bis zu 300 Teilnehmern per Knopfdruck starten. So viele brauchen wir im Alltag glücklicherweise nicht, aber gut zu wissen, dass wir technisch viel Luft nach oben haben. Kunden und andere externe Projektbeteiligte erhalten von mir eine Mail mit den Termininformationen, Zugangsdaten und einem Link zur jeweiligen Circuit-Konversation. Und schon können sie meinen virtuellen Konferenzraum ganz einfach via Webbrowser betreten, und zwar ohne lästige Plugins oder ganze Clients herunterladen und installieren zu müssen. Alternativ gibt es zudem die Möglichkeit, per Telefon am Gespräch teilzunehmen. Ein wichtiger Aspekt. Denn gerade kleine und mittelständische Kunden greifen häufig nach wie vor lieber zum Hörer als zum Headset. Und wer gerade im Auto oder Zug unterwegs ist, kann sich ganz einfach per Smartphone zuschalten.


Alle wissen bestens Bescheid

Wobei die Einwahl per PC durchaus Vorteile bietet: zum Beispiel, wenn ich Kunden Layouts oder Illustrationen zeigen möchte. Dazu teile ich einfach meinen Bildschirm – und schon können sie an ihrem PC all das sehen, was ich gerade auf dem Schirm habe. Beim gemeinsamen Brainstorming visualisieren wir Ideen ganz einfach auf dem virtuellen Whiteboard. Physische Präsentationstools wie Flipchart und Metaplan nutze ich heute nur noch im Ausnahmefall – zum Beispiel bei Erstgesprächen mit neuen Kunden, bei denen das persönliche Kennenlernen im Vordergrund steht. Für Folgemeetings nutze ich dann lieber wieder Circuit. Denn damit lassen sich Gespräche und Ergebnisse viel leichter und schneller dokumentieren und teilen. In der Regel zeichne ich Webmeetings inklusive der geteilten Inhalte einfach auf und stelle sie im Anschluss allen Teilnehmern zur Verfügung. Das ist besonders auch praktisch, wenn einzelne Mitglieder des Projektteams im Urlaub sind oder krankheitsbedingt nicht teilnehmen konnten. Früher musste ich die entsprechenden Informationen dagegen mühsam manuell dokumentieren, gerade auch wenn einzelne Teilnehmer durch Krankheiten oder andere Prioritäten mal ausfielen.


Reisekosten sinken, Produktivität steigt

Insofern steht für mich fest: Ich möchte moderne Technologien nicht mehr missen. Mein Arbeitgeber übrigens auch nicht. Denn der konnte durch den Einsatz von Circuit die Reisekosten drastisch reduzieren.




Die Autorin


Jana Günther, 32

Projektmanagerin bei der ajando GmbH


Da sie sich als Projektmanagerin täglich sehr eng mit anderen Unternehmensbereichen sowie den Kunden abstimmen muss, ist für Jana lückenlose, einfache und vor allem digitale Kommunikation sehr wichtig, um effizient arbeiten zu können. Insbesondere wenn sie aufgrund von regelmäßigen Geschäftsreisen nicht immer im Office sein kann.

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